Важным показателем культуры общения секретаря-референта являются вежливость, корректность, доброжелательность. Секретарь должен владеть мимикой своего лица, интонациями голоса, жестом. Деликатность, предупредительность в отношениях с посетителями и сотрудниками, некоторая доля артистизма - все это обеспечивает успешную работу секретаря.

Секретарю необходимо знать правила приветствия. При появлении в приемной посетителя секретарь должен поздороваться с ним, предложить сесть. При первой встрече с руководителем, должностным лицом высшего ранга или при приеме почетного гостя секретарь обязан встать, поздороваться. Если нужно поздороваться за руку, то следует встать из-за стола, выйти к посетителю и подать руку (женщине позволяется не подавать руки, если она не желает этого делать).

Если секретарь видит посетителя впервые, он должен назвать себя. После этого секретарь осведомляется, как зовут посетителя, по какому вопросу он пришел. Необходимо соблюдать такт, употреблять только вежливые формы обращения, быть доброжелательным.

Уважение к людям должно стать повседневной нормой поведения и привычным способом обращения с окружающими. Такова профессия секретаря-референта.

При приеме посетителей секретарь не должен вести личные беседы по телефону, а также должен воздерживаться от бесед, раскрывающих служебные тайны, и не сплетничать.

При появлении посетителя секретарь должен закончить машинописную строку или телефонный разговор. Чтение любых документов надо прекратить и заняться посетителем.

Секретарь должен помнить, что формальное общение, когда стремление понять и учитывать особенности личности собеседника, когда используется привычный набор «масок» (притворной вежливости, излишней строгости, иронии, превосходства, безразличия и тому подобное), посетитель остро чувствует и по своим ощущениям составляет впечатление об организации в целом.

Важной формой общения секретаря, с посетителями является беседа.

Секретарю приходиться вести деловую беседу с разными по возрасту, по положению в обществе и по типу нервной системы людьми. Залогом успешного разговора являются компетентность, тактичность, доброжелательность, стремление оперативно решить проблему или оказать помощь в решении. Секретарь должен оценить психологическое состояние собеседника, составить представление о существе проблемы, дать посетителю возможность высказаться. Чем подробнее и обстоятельнее будет изложен вопрос, тем больше возможность найти правильное решение.

Важно уметь задавать вопросы посетителю и особенно слушать его.

Тон разговора должен быть нейтральным. Нельзя начинать беседу с отказа и утверждения невозможности решить вопрос. Как правило, это вызывают негативную реакцию, и ведет к возникновению конфликтной ситуации. Если даже ответ отрицательный, секретарь должен тактично и доброжелательно подвести собеседника к этому выводу, убедительно показать не возможность положительного решения.

Во время беседы не следует перебивать посетителя, заниматься посторонними делами, прерывать беседу телефонными разговорами. Если телефонный звонок раздался, то в зависимости от вида беседы секретарь снимает трубку и переносит телефонный вызов на удобное время, либо просит извинения у посетителя и кратко проводит телефонный разговор.

Деловое общение секретаря-референта не ограничивается с контактом с посетителями. Важнейшее место в его работе занимают взаимоотношения руководитель - секретарь.

От того, как складываются отношения между руководителем и секретарем-референтом, зависит успех их совместной трудовой деятельности, психологический микро климат, удовлетворение от работы.

Выше уже говорилось, что секретарь-референт, по существу, выполняет функции первого помощника руководителя. Секретарь обязан хорошо знать область деятельности руководителя, проблемы и задачи, которые он решает, оказывает ему помощь в своевременном осуществлении намеченных мероприятий, выполнять вспомогательные технические операции, готовит необходимую корреспонденцию и информацию, регулировать телефонные звонки и потоки посетителей. Секретарь должен иметь представления о задачах учреждения, основных направлениях его деятельности, его структуре и кадровом составе, а также о характере руководителя, стиле его работы, привычках.

Уже при приеме на работу руководитель должен подробно рассказать секретарю-референту о методах своей работы, привычном режиме, и личных привычках, сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять к секретарю. Установить нужный деловой контакт между руководителем и секретарем удается не сразу, требуется испытание временем, совместной работай.

Дж. Харисон - называет следующие качества, необходимые для секретаря:

1. Секретарь не должен допускать ошибок в документах и тем самым освободить руководителя от необходимости проверять каждый документ. Секретарь должен на деле доказать руководителю, что может работать самостоятельно.

2. При разговоре по телефону секретарь должен уметь тактично ответить на любой вопрос, а руководитель должен доверять своему секретарю решение вопросов, которые в деятельности конторы считаются конфиденциальными.

3. Секретарь должен уметь выбирать для руководителя важнейшие факты, содержащиеся в отчетах и журналах, чтобы избавить его от необходимости детально изучать материалы.

4. Секретарь должен понимать, что в случае срочной работы ему нужно остаться после окончания рабочего дня.

5. Секретарь должен четко предоставлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоятельном решении вопросов в отсутствии руководителя, а руководитель должен быть, в свою очередь, уверен, что секретарь справиться стой, работай, которая может возникнуть в его отсутствие.

6. Руководителю необходимо постоянно информировать секретаря о всех своих делах, чтобы тот мог максимально помочь ему.

7. Руководитель должен уметь признавать свои ошибки и приносить извинения, когда он не прав.

8. Руководитель должен полагаться на пунктуальность секретаря, а секретарю следует знать, что руководитель иногда может быть не пунктуальным.

9. Обеим сторонам не обходимо чувство юмора.

10. Поведение секретаря и эффективность его работы пример для всех сотрудников.

11. Секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, например, позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и так далее.

Для того чтобы взаимоотношения руководителя - секретарь успешно складывались, следует координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. При этом должны быть учеты специфические условия работы предприятия, личность руководителя и секретаря: время прихода на работу, доклада о поступившей корреспонденции и текущих делах, время обеденного перерыва, приема посетителей, время ухода с работы.

Хороший секретарь должен тактично проявлять внимание к руководителю и уважительную заботу о нем. Секретарь обязан быть лояльным к недостаткам руководителя и, по возможности, компенсировать их своей работай.

Достижения наилучшего контакта между секретарем и руководителем требуют определенных обоюдных усилий.

Специалисты-психологи считают, что не только руководитель формирует деловые качества своего помощника, но и секретарь-референт в свою очередь может оказать влияние на поведение и характер руководителя.

Американские психологи выработали соответствующие рекомендации, которые объединили под названием «Десять способов управлением шефом». Приведем их.

1. Надо четко знать, при каких обстоятельствах вы конфликтуете, друг с другом, в каких случаях говорите комплименты, а когда нуждаетесь в помощи.

2. Знаете, что ему нужно и стараетесь предвидеть его потребности. Никогда не критикуйте его на людях и не оценивайте его

3. Живите законами коллектива. Не забывайте, что уважение - основа успешного сотрудничества.

4. Создавайте атмосферу доверия, демонстрируйте доверие, говорите о доверии.

5. Будьте дружелюбны и общительны. Не воспринимайте критику как глубоко личную обиду.

6. Овладевайте новыми знаниями и помогайте в этом своему шефу.

7. Обсуждайте проблемы. Будьте объективны и профессиональны.

8. Возьмите инициативу в свои руки. Анализируйте, предлагайте варианты решения проблем.

9. Призывайте шефа в свои наставники.

10. Продемонстрируйте, что вы понимаете и разделяете управленческую политику вашего шефа.

Одна из основных задач секретаря - умение быть посредником между руководителем и сотрудниками. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений руководителя с другими сотрудниками. Зная режим работы и характер руководителя, секретарь может оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем, помочь составить тот или иной документ, удовлетворить личную просьбу и так далее.

В практике секретаря не редкий случай, когда секретарю приходиться сглаживать конфликты, возникающие между руководителем и сотрудниками. Здесь много зависит от гибкости и поведения секретаря в сложных ситуациях, умение владеть своими эмоциями.

Секретарю под час приходиться выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнения. При этом не допустимы фамильярные отношения с сотрудниками, проявление высокомерия, бюрократизма или равнодушия.

Секретарю-референту важно установить хорошие деловые контакты с секретарями структурных подразделений своего предприятия, а также выше стоящих и подведомственных организаций.

17 октября 2015 года на Суворовской площади в Москве состоялся митинг против участия России в боевых действиях в Сирии. Приводим конспект выступление на нём Секретаря Московского Регионального Отделения Либертарианской партии России Сергея Горбунова

Приветствую, друзья!
Знаете, я заметил одну интересную вещь. Начинается очередная война, и тысячи диванных аналитиков в интернете и на страницах изданий спорят: зачем МЫ воюем? Нужна ли НАМ эта война? Какие выгоды и какие опасности она НАМ сулит?
Я бы не хотел сейчас говорить и спорить о том, нужно НАМ воевать или нет. Предлагаю задаться самой сутью проблемы. А она заключается в простом вопросе: «КТО ТАКИЕ МЫ?»

Я вот напрягаю память и пытаюсь вспомнить, когда это лично Я давал приказ или согласие нашим доблестным штурмовикам бомбить Сирию? Не могу вспомнить, хоть убейте!
А может быть, ВЫ этого требовали? Выходили на митинги с плакатами: «Давайте разбомбим арабов за три моря, а то США без нас не справляются»?
Или те тысячи диванных аналитиков в Интернете проголосовали и решили, что бомбить-таки надо и подписали коллективную петицию Путину?
Смешно, правда?

Все мы прекрасно понимаем, что некие дяди без нас собрались и решили, что пора повоевать. А мы продолжаем старательно делать вид, что к этому как-то причастны, что наше мнение имеет какой-то вес.
Нас просто поставили перед фактом: БОМБИМ. А мы сидим и гадаем: зачем, почему, чем нам это аукнется. Наши деньги, деньги налогоплательщиков, падают сейчас в виде бомб на головы людей, которых мы даже не знаем. А в отместку эти люди будут пускать под откос наши поезда, сбивать наши самолеты.
И после этого нас, либертарианцев, еще спрашивают: за что вы так не любите государство?

Я нарочно упрощаю ситуацию до примитива и не углубляюсь в псевдоаналитику. Суть ситуации очень проста: от нашего имени и на наши деньги некие люди делают, что хотят. А отвечать за это придется в том числе и нам с вами.
Не знаю, как вам, а мне очень не хочется отвечать за ратные подвиги господина Путина.

Я бы предпочел другие подвиги, раз уж они так необходимы.
Вот, например, недавно беспилотный космический корабль сфотографировал вблизи самую дальнюю планету Солнечной системы – Плутон. И это был американский аппарат, аппарат НАСА.
А на днях начался первый эксперимент на человеке по преодолению основной причины старения – деградации теломер на концах хромосом. Всем, кто немного учил биологию в школе, ясно, что это первый шаг к технологии реального физического бессмертия. Кто проводит эти эксперименты? Наши отечественные ученые в Сколково? Вопрос риторический.
Почему не показать свое величие в космосе? Почему не в науке, не в медицине, не в самом крутом росте ВВП например? Я бы охотно поучаствовал в таком соревновании.

Но нет, они навязывают всей стране образ сурового медведя с ядерной дубиной, которого должны бояться и обходить стороной.
А МЫ не хотим, чтобы нас боялись. Не хотим, чтобы нас обходили стороной, как северный ИГИЛ с ядерными ракетами. Мы не хотим быть и не будем медведем с дубиной – мы нормальные, образованные, просвещенные современные люди. НАМ не нужно это бандитское величие.

Введение

В художественном фильме «Дневник директора школы» есть два любопытных эпизода, имеющих прямое отношение к предмету моей работы.

Первый эпизод. Жена директора школы спрашивает мужа, принял ли он на работу учительницу младших классов. Он ей отвечает: «Нет» и добавляет: «К тому же она «транвай» говорит».

Второй эпизод. Директор школы беседует с молодой учительницей, которая подала заявление с просьбой принять ее на работу. Он задает своей собеседнице, на первый взгляд, совершенно безобидный вопрос: «Каким транспортом вы доехали до школы?» Она отвечает: «Троллейбусом». «Каким еще транспортом можно доехать до школы?» - спрашивает директор. «Трамваем», -- последовал ответ. Директор удовлетворенно кивнул головой и сказал: «Все в порядке». Показательно, что для директора школы речевая культура -- это своеобразная характеристика профессиональной пригодности.

Повышение речевой культуры учителя -- необходимая составная часть совершенствования его педагогического мастерства.

Но разве только преподаватели должны в совершенстве владеть культурой речи? Разве только преподаватели заинтересованы в успехе своего выступления, в положительном результате общения? Речевая культура -- показатель профессиональной пригодности и для дипломатов, юристов, для ведущих различного рода передачи по телевидению и радио, для дикторов, журналистов, руководителей различного звена и, безусловно, для секретарей - помощников руководителя. Поэтому тема моей работы актуальна и не вызывает сомнений.

СТАНДАРТ ТЕЛЕФОННОГО ОБЩЕНИЯ СЕКРЕТАРЯ НА РЕСЕПШЕН

Любой человек, который хотя бы однажды позвонил в нашу компанию, расскажет своим коллегам и знакомым, как с ним обошлись. Таким образом, он будет являться носителем нашей репутации, хотите вы того или нет.

Знаете ли вы, чем отличается секре¬тарь от секретарши? Секретарь на просьбу пригласить к телефону г-на N никогда не скажет: «А Вам он зачем?» или «Нету его». Разговорная речь, так же как и бурные эмоции, в бизнесе не приняты.

Требуется всего 4-6 секунд, чтобы создать первое впечатление по телефону. Поэтому лучше осваивать профессиональные приемы телефонного общения, чем терять клиентов и закрывать своей компании путь к продвижению. Позитивный телефонный имидж компании, во-первых, необходим самой компании – для привлечения клиентов, развития бизнеса, создания и поддержания ее репутации на рынке. Во-вторых, он нужен клиентам, чтобы чувствовать себя уважаемым и значительным. И, наконец, создание позитивного телефонного образа нужно самим секретарям, чтобы подтверждать и повышать свой профессионализм, заслуживать признательность клиентов, коллег и руководства.

Основные правила телефонных переговоров

1. Когда отвечать на телефон?
Ответ должен быть не позднее 3 звонка телефонного аппарат.

2. Техника приветствия.
Группа компаний Юнионлинкс, Дарья, добрый день.

3. Как получить имя звонящего, если он (она) не представился?
Выслушайте начальные фразы звонящего, не прерывая. После первой паузы вежливо задайте вопрос: «Простите, могу я узнать Ваше имя?»

4. Как контролировать звонок, не обижая клиента?
4.1. В обращении используйте только имя и отчество. Если хотите прервать звонящего, всегда начинайте с фразы «Простите, что прерываю Вас» или аналогичной, сразу задайте уточняющий и интересующий Вас вопрос. Не начинайте с утверждения.
4.2. Во время разговора нужно внимательно следить за дикцией. Слова необходимо произносить четко и внятно, чтобы избежать переспрашивания. Особого внимания требуют имена, названия и цифры.
Беседа должна вестись в доброжелательном, спокойном тоне, не быстро, но и не слишком медленно. Учитывайте профессиональный уровень собеседника. Следите за логикой ваших высказываний, аргументируйте, но без недовольства и агрессии.
4.3. Никогда и ни в какой ситуации не оскорблять и не обижать звонящего, быть с ним вежливым, предупредительным, тактичным и деликатным. Не теряйте самообладание, переведите звонок на другого секретаря или ведите разговор еще мягче.
4.4. Улыбайтесь, когда отвечаете по телефону. Даже если он (она) не может видеть вашу улыбку, звонящий вам человек почувствует, что вы искренне интересуетесь его звонком.
4.5. Если вам позвонили по ошибке, не теряйте самообладания, просто ответьте: "Вы ошиблись" - не бросайте раздраженно трубку.

5. Как соблюдать стиль звонка, если звонящий хочет говорить с другим сотрудником или Вашим начальником?
Никогда не спрашивайте «Кто говорит?». Используйте более мягкую фразу: «Как Вас представить г-ну Петрову?». Если звонящий отказывается это сделать, не теряйте самообладание и не воспринимайте это лично. Переведите звонок и объясните ситуацию.

ВАЖНО!
Звонки, адресованные директору, являются приоритетными. Не оставляйте на линии клиента, звонящего директору. Неправильно сказать клиенту, звонящему директору «Соединяю», а затем выяснить об его отсутствии и сказать «его нет на месте». Если директора нет на рабочем месте, следует уточнить, по какому вопросу звонят, кому из заместителей можно переадресовать звонок или какую информацию передать?

6. Как ставить звонящего на ожидание на линии (hold)?
Объясните причину постановки на ожидание. Спросите разрешение. Получите разрешение. Поблагодарите звонящего.
Пример: «Простите, у меня звонок на линии, будьте добры, подождите, пожалуйста» Отвеет: «Хорошо» Секретарь: «Спасибо»
Если ожидание затягивается, возвращайтесь к звонящему клиенту через каждые 40 секунд.

7. Как переводить звонок?
Пример:
Секретарь: «Как Вас представить г-ну Петрову?»
Клиент: «Иванов Александр Петрович»
Секретарь: «Одну минуту, соединяю»

Держите линию до тех пор, пока третья сторона не возьмет трубку. Если ожидание затягивается, возвращайтесь к звонящему через каждые 40 секунд.

8. При соединении с сотрудником нашей компании как на офисный, так и на мобильный телефон, секретарь сообщает следующую информацию:
1. Фамилия, Имя человека, который звонит
2. Какую компанию представляет данный человек
3. По какому вопросу данный человек звонит

9. Как принимать сообщение для отсутствующего на рабочем месте сотрудника?
Исходная фраза после представления и фиксации того факта, что требуемый работник отсутствует: «К сожалению…… сейчас нет на рабочем месте. Вы можете оставить для него сообщение. Могу ли я узнать Ваше имя и организацию, которую вы представляете?» Получите следующую информацию от звонящего и сразу же запишите:
- наименование организации (если это необходимо);
- телефон;
- удобное время для ответного звонка;
- тема исходного звонка.

Если у клиента важный звонок, соедините звонящего с прямым начальником отсутствующего менеджера или уточните, с кем из других коллег отсутствующего менеджера хочет говорить звонящий, во время переключения нужно сообщить абоненту, в какой отдел или на какого сотрудника его переключают.

После того, как положили трубку, напишите письмо по электронной почте отсутствующему менеджеру с темой «Вам звонили». В тексте письма укажите, кто, из какой организации, по какому вопросу звонил и что просил передать.

10. Фразы, которые не следует употреблять.
я не знаю
мы не сможем этого сделать
вы должны….
подождите секунду, я скоро вернусь
нет
Лучше сказать: «я уточню это для Вас».
Или «Для того чтобы найти нужную информацию, может потребоваться две-три минуты. Вы можете подождать?»

11. Как завершать звонок?
После окончания беседы необходимо попрощаться с клиентом и подождать, пока он первым положит трубку (кто первым начал разговор, тот и должен заканчивать). По правилам телефонного этикета, в случае разрыва связи, перезванивает инициатор звонка.
Используйте фразу типа: «Спасибо за звонок. Всего доброго».