Из статьи вы узнаете, как составить информационное письмо о смене расчетного счета организации. Рассмотрим, где взять образец уведомления и какие обязательные реквизиты должны быть в нем. А также разберемся, каким образом можно отправить письмо контрагентам.
Письмо о новом расчетном счете и его особенности
Своевременное информирование контрагентов и кредиторов об изменении расчетного счета организации является крайне важным. Иначе может возникнуть ситуация, когда платеж будет направлен по старым реквизитам. Реквизиты предприятия, включая данные о расчетном счете, относятся к существенным условиям договора, и отправить уведомление при их изменении — это обязанность, а не право компании.
Раньше при требовалось написать . За невыполнение этого требования грозил штраф в 5 000 рублей. Сегодня эта обязанность перешла к банкам, и все государственные органы автоматически получают соответствующие уведомления.
В случае если старый счет также продолжает работать, все же желательно разослать контрагентам письмо о добавлении расчетного счета. Возможно, для некоторых фирм это упростит или ускорит процедуру расчетов, т. к. платежи внутри одного банка обычно проходят значительно быстрее, и комиссия за них не взимается.
Составляют уведомления сотрудники юридической службы, но эта обязанность может быть возложена и на секретаря или самого руководителя. Независимо от того, кто занимается составлением уведомления, необходимо соблюдать ряд простых правил при его подготовке.
Правила составления уведомления об изменении расчетного счета
Российское законодательство не устанавливает строгих регламентированных форм для письма о смене расчетного счета организации. Фактически этот документ представляет собой обычное информационное письмо, составленное в строгом деловом стиле.
Можно использовать образец уведомления об изменении расчетного счета, найденный в интернете, или составить его самостоятельно, опираясь на следующие правила:
Уведомление начинается с указания данных отправителя и адресата. Желательно обозначить не только наименование составителя письма, но и конкретную должность, а также Ф.И.О. руководителя.
Информационная часть документа содержит не только новые реквизиты, но и возможные просьбы, связанные с произошедшими изменениями.
Письмо подписывается директором или другим лицом, имеющим соответствующие полномочия. Необходимо проставить дату составления и исходящий номер.
Допускается оформить уведомление о новом расчетном счете как на фирменном бланке, так и на простом листе А4. Первый вариант предпочтительней, так как позволяет придать документу более официальный вид, и на него быстрее обратят внимание.
Совет
. Обязательно регистрируйте в журнале все уведомления о смене счета в журнале исходящих отправлений. Это позволит в случае разногласий с контрагентом всегда иметь информацию о подтверждении отправки соответствующего уведомления.
Обязательные реквизиты
Уведомление о смене расчетного счета организации должно содержать не только данные отправителя и адресата, но также сведения о новых реквизитах. Даже при смене только номера расчетного счета, лучше указать все банковские реквизиты полностью.
Рассмотрим, какие данные о новом счете надо обозначить в письме:
- номер расчетного счета;
- наименование банка;
- БИК банка;
- корреспондентский счет банка.
В информационном письме должна быть указана дата, с которой старые реквизиты утратили силу, и просьбы к получателю об учете произошедших изменений в дальнейшей работе. Составляя письмо-уведомление, необязательно использовать стандартный образец, но он поможет указать всю требующуюся информацию и существенно ускорит подготовку документа.
Как отправить письмо
Отправить уведомление контрагентам нужно как можно быстрее, желательно сделать это еще до закрытия старого расчетного счета. Лучше всего письмо вручить лично или отправить по почте. Стоит позаботиться об отметке о вручении на втором экземпляре документа при передаче его непосредственно секретарю или в канцелярию делового партнера.
Ускорить процесс обмена информацией позволяет одновременная отправка документа по электронной и обычной почте или дублирование его по факсу. Современные технологии позволяют организациям также обмениваться документами в электронном виде через специализированные сервисы. В последнем случае отправлять оригиналы не потребуется.
Письмо #1:
Уважаемый Иван Иванович ,
Настоящим извещаю Вас, что с [дата] года изменились юридический и почтовый адреса [название организации].
Юридический адрес: [новый адрес].
Почтовый адрес: [новый адрес].
Прошу Вас во всех документах указывать вышеперечисленные изменения в реквизитах [название организации]. Если документы были оформлены после [дата] по старым реквизитам, убедительно прошу отнестись с пониманием и переделать их.
До [дата] в Ваш адрес будет направлено дополнительное соглашение к договору для его подписания.
С уважением,
Петр Петров
Письмо #2:
Уважаемый Иван Иванович ,
Письмо о смене реквизитов
В случае изменения реквизитов организации после того, как все изменения отражены в учредительных документах, юрист компании должен составить письмо и направить его в адреса всех известных контрагентов и кредиторов. Письмо должно быть отпечатано на фирменном бланке предприятия в произвольной форме.
Гражданский Кодекс Российской Федерации обязывает уведомлять о смене реквизитов, что всегда отражается при составлении договоров. Необходимость составлять письмо о смене реквизитов продиктована, прежде всего, тем, что каждый договор обязывает уведомлять любую из сторон о существенных изменениях в условиях договора, а смена реквизитов именно таковым условием и является.
В письме лучше всего не сухо изложить информацию, а по форме обратиться к конкретному человеку по ФИО, а уже после этого сформулировать сам смысл. Завершаться письмо должно подписью уполномоченного исполнительного органа, от имени которого составлено письмо.
Образец письма о смене реквизитов скачать (Размер: 27,0 KiB | Скачиваний: 12 073)
Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!
Уведомление об изменении банковских реквизитов ООО «ЕС-пром»
В связи со сменой обслуживающего банка произошли изменения в банковских реквизитах ООО «ЕС-пром» . Просим производить оплаты по счетам и действующим договорам с компанией ООО «ЕС-пром» на расчетный счет в Филиале «Газпромбанк» (ОАО) г. Самара.
Уважаемые партнеры!
ООО «ЕС-пром» информирует своих контрагентов об изменении банковских реквизитов компании. В связи с переходом на расчетно-кассовое обслуживание в Самарский филиал «Газпромбанк» (ОАО), с 4 декабря 2013 года просим выполнять производить оплаты по счетам и действующим договорам с компанией ООО «ЕС-пром» по следующим реквизитам:
Семинары
Изменение банковских реквизитов.
Представляем вашему вниманию памятку, на случай, если ваша компания решила сменить банк. Самое сложное при смене банка - это вовремя известить об изменении банковских реквизитов налоговую инспекцию и фонды. Вы существенно облегчите себе жизнь, если не дожидаясь уведомления кредитной организации, уточните у работников банка, открыт ли новый расчетный счет. Своевременно направив сообщения в фонды и ИФНС, вы избежите претензий с их стороны и штрафов.
1. Необходимо подготовить документы для открытия нового расчетного счета. Если ваша компания решила сменить обслуживающий банк, то лучше открыть новый счет еще до того, как будет закрыт старый. Все, что для этого нужно - это подготовить пакет документов и заключить договор с банком. Перечень всех необходимых бумаг прописан в главе 4 Инструкции Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И.
Документы, которые понадобятся для открытия расчетного счета
Почти все документы можно представить в виде копий.Их можно заверить самим, или же это сделает сотрудник банка. В любом случае с собой нужно будет иметь оригиналы документов. Некоторые документы банк может попросить заверить нотариально.
Карточку с образцами подписей вам нужно подготовить самостоятельно. Для этого документа предусмотрена установленная форма в приложении № 1 к Инструкции № 28-И.
Кроме этого банк может потребовать заполнить анкету, составленную в соответствии с требованиями Положения Центрального банка РФ от 19 августа 2004 г. № 262-П. А также дополнительные документы, например выписку из ЕГРЮЛ.
2. Следущее, что вам необходимо будет сделать - сообщить о новом счете в налоговую инспекцию и фонды.
О новом расчетном счете нужно оповестить налоговую, и фонды. Сделать это необходимо в течение семи рабочих дней (подп. 1 п. 2 ст. 23 Налогового кодекса РФ и п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). лучше принести уведомления в двух экземплярах, чтобы один из них остался у вас. На втором сотрудник инспекции или фонда поставит отметку о том, что уведомление вы предоставили. Также сообщения можно отправить и ценным письмом с описью вложения.
Как уведомить налоговиков. Уведомить инспекцию нужно по специальной форме № С-09-1. Она утверждена приказом ФНС России от 9 июня 2011 г. № ММВ-7-6/362@. Этот же приказ устанавливает и электронный формат сообщения. Если компания опоздает с установленным сроком, то ей грозит штраф в размере 5000 руб. (ст. 118 Налогового кодекса РФ). Директора или другого ответственного за это сотрудника могут оштрафовать на сумму от 1000 до 2000 руб. (ст. 15.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
Оповестить о новом счете нужно только налоговую инспекцию по местонахождению вашей компании. Так, не требуется направлять уведомления об открытии счета в инспекцию, где состоит на учете филиал. Крупнейшим налогоплательщикам также нужно направлять сообщения об открытии счетов в ИФНС по своему местонахождению. А не по месту учета в качестве крупнейших налогоплательщиков.
Однако тут возникает вопрос - с какого момента нужно отсчитывать семидневный срок для оповещения инспекции - с момента открытия счета или получения уведомления от банка? Единого мнения на этот счет нет. И налоговики зачастую пытаются оштрафовать компании за нарушение срока. К примеру, если с даты открытия до дня, когда компания получит сообщение от банка, проходит более семи дней.
Хотя, в большинстве случаев, судьи всё же встают на сторону компаний. Так, Президиум ВАС РФ в постановлении от 20 июля 2010 г. № 3018/10 признал точку зрения инспекторов неправомерной и указал: семидневный срок не может исчисляться раньше, чем компания получит официальное подтверждение из банка.
Чтобы спор с проверяющими не дошел до суда, лучше всё-таки подстраховаться заранее. Для этого после того, как договор с банком подписан, нужно позвонить туда и уточнить, открыт ли счет. И если счет открыт, то направьте соответствующее уведомление в ИФНС.
Как уведомить ПФР. Рекомендуемая форма, которую нужно использовать для сообщения о новом счете в Пенсионный фонд РФ, есть на сайте ведомства www. pfrf.ru в разделе «Работодателям/Уплата страховых взносов и представление отчетности/Отчетность и порядок ее представления/Рекомендуемые образцы документов». Пенсионный фонд предлагает плательщикам взносов даже две формы. Одну для сообщения об открытии или закрытии счета, другую на случай, если изменились отдельные реквизиты счета.
Как уведомить ФСС РФ. Форма сообщения в соцстрах приведена в письме ФСС РФ от 28 декабря 2009 г. № 02-10/05-13656. Если компания уведомила фонды о новом счете с опозданием, ответственный работник может быть оштрафован на сумму от 1000 до 2000 руб. (ст. 15.33 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Также сотрудники фонда могут оштрафовать организацию по статье 48 Федерального закона № 212-ФЗ на 50 руб. как за непредставление документов.
3. Следующий шаг - перечислить деньги со старого счета на новый.
Вероятно, на том счете, которым вы больше не планируете пользоваться, остались средства. Поэтому заблаговременно, еще до его закрытия, перечислите остаток денег по новым реквизитам. При расторжении договора банк в любом случае возвращает вам остаток денег либо через кассу, либо перечислит на другой расчетный счет. Но имейте ввиду, что это произойдет не сразу: сотрудникам банка отводится на эту процедуру семь дней после закрытия счета.
4. Затем следует закрыть расчет счёт, который вам больше не нужен. Если вы приняли решение закрыть расчетный счет, то нужно расторгнуть договор с банком. Сделать это вы можете в любое время (ст. 859 Гражданского кодекса РФ). Для этого с вашей стороны достаточно просто заявления.
Закрывая расчетный счет, не забудьте сдать в банк все неиспользованные денежные чековые книжки с оставшимися неиспользованными чеками и корешками (п. 8.4 Инструкции № 28-И).
Банк обязан закрыть счет и в том случае, если у вас есть неисполненные расчетные документы (п. 8.5 Инструкции № 28-И). Даже если это требования от налоговой инспекции или судебных приставов. В подобной ситуации платежные документы банк направит взыскателям обратно, указав причину, по которой снять деньги нельзя.
Если же на счете нет средств и вы не проводили по нему никаких операций в течение двух лет, то банк может закрыть его в одностороннем порядке (п. 1.1 ст. 859 Гражданского кодекса РФ). То же самое возможно в ситуации, когда на вашем счете недостаточно средств для комиссий, которые предусматривает банковский договор. В таком случае банк отправит вам уведомление с просьбой внести недостающую сумму. И если вы ее не внесете в течение месяца, суд имеет право закрыть счет по требованию банка (п. 2 ст. 859 Гражданского кодекса РФ).
5. После этого необходимо снова оповестить налоговую и фонды о закрытии счета. Необходимо разослать в течение семи дней уведомления в ИФНС и внебюджетные фонды, так как законодательство обязывает информировать их и о закрытии расчетных счетов. Все формы документов идентичны описанным выше (когда речь шла об открытии счета). Если же компания забыла известить налоговую (фонды) о закрытии счета или сделала это позже срока, то штрафы за это такие же, как в ситуации с открытием счета.
6. Теперь осталось сообщить новые данные контрагентам. Важно не забыть известить контрагентов о новых банковских реквизитах. В противном случае компания рискует не получить оплату своевременно. Сообщить о новом счете можно при помощи письма, в котором вы обозначите все новые данные по расчетному счету.
Письмо о смене реквизитов
Письмо о смене реквизитов - документ, который является одним из видов деловой переписки на предприятии. Необходимость написания данного документа появляется в случае внесения изменений в учредительные документы предприятия.
Реквизиты предприятия являются обязательным условием заключенного договора. В связи с этим, необходимо проинформировать всех контрагентов и кредиторов относительно их смены. Данная обязанность, касающаяся информирования контрагентов предусмотрена Гражданским Кодексом Российской Федерации.
Письмо о смене реквизитов составляется в одинаковом для всех контрагентов, а так же кредиторов предприятия виде, независимо от их деятельности и форм собственности. Документ в обязательном порядке должен быть заверен юридически.
Письмо о смене реквизитов предполагает отображение следующей информации:
В тексте письма целесообразно упомянуть, что изменение реквизитов ни в коем случае не влечет за собой изменения прав и обязанностей сторон или же иных положений ранее заключенного договора. Так же сделать пометку о недействительности старых реквизитов с конкретного числа. Данная информация служит мерой предосторожности, для возможных разногласий между контрагентами.
Письмо о смене реквизитов не имеет специализированного бланка написания. В связи с этим, данный документ составляется на фирменном бланке предприятия либо в письменном, либо в электронном виде. При этом используется произвольная форма написания в официально-деловом стиле. Документ может быть доставлен до контрагентов в виде почтового письма (желательно с пометкой о получении), факса или же посредством электронной почты.
Письмо о смене реквизитов – документ, который составляется при смене наименования организации, почтового или юридического адреса, банковских реквизитов, замене директора и т.д. Такое письмо относится к официальной деловой корреспонденции и активно применяется в документообороте между компаниями.
Кому писать о смене реквизитов
Данное послание используется для информирования партнеров/клиентов/заказчиков/кредиторов, а также заинтересованных государственных структур и контролирующих органов о произошедших переменах.
Важное уточнение: на сегодня письменно сообщать о смене банковских реквизитов в территориальную налоговую службу не надо, т.к. эта функция перешла к банкам.
ФАЙЛЫ
Что касается остальных контрагентов предприятия, то в отношении них письмо носит не добровольный, а обязательный характер, поскольку необходимость по уведомлению о смене реквизитов всегда отражена в письменных договорных отношениях между сторонами. Самое главное – делать это своевременно, даже лучше всего заранее, чтобы при практическом взаимодействии не возникало неприятных казусов, вроде отправки важных документов на прежний адрес или перечисления денежных средств на старые счета.
Кто составляет письмо о смене реквизитов организации
Обычно составлением таких писем занимается юрисконсульт или секретарь организации, а также руководители и сотрудники структурных подразделений, имеющие прямую связь с контрагентами. Но независимо от того, в чьи функции входит эта обязанность, важно, чтобы сотрудник имел представление об основных правилах составления деловых писем.
Правила составления
Письмо не имеет строгого, обязательного к применению, унифицированного образца, поэтому написано оно может быть в свободной форме, с учетом потребностей и задач отправителя. Правда, при этом все же следует придерживаться некоторых норм и стандартов.
- В начале письма необходимо указывать отправителя и адресата, при этом, если речь идет об адресате следует вписывать не только наименование компании, но и должность конкретного сотрудника.
- Далее идет информационная часть послания. Здесь надо довести до получателя сообщение о перемене реквизитов, указать новые, а также изложить просьбы связанные с произведенными изменениями.
Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и ни в коем случае не развязным. Необходимо следовать деловому стилю и тщательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации.
Письмо о смене реквизитов может быть написано как от руки, так напечатано на компьютере, но в любом случае, оно должно содержать «живую» подпись руководителя организации-отправителя или иного уполномоченного лица. Печать на документе ставить не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не ставить оттиски на бумажной документации.
Письмо можно писать
- на обычном стандартном листке формата А4
- или на фирменном бланке организации.
Последний вариант предпочтительнее, т.к. он придает документу солидности и свидетельствует об официальном характере послания.
Письмо может иметь столько экземпляров, сколько требуется для уведомления всех заинтересованных сторон. Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения.
Пример составления письма о смене реквизитов организации
Заполнение шапки письма
- Вверху послания сначала указывается отправитель, то есть вписывается
- полное название организации (в соответствии с регистрационными бумагами),
- адрес и телефон для связи.
- Затем вносятся данные о получателе:
- его наименование
- и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя и отчество).
- После этого ставится дата составления письма и его номер по внутреннему документообороту.
- Ниже посередине строки пишется название документа.
Заполнение тела письма о смене реквизитов
- Сначала до сведения получателя доводится сам факт смены реквизитов и обозначается, какие именно данные подверглись изменениям. Тут же вписывается дата, с которой прежние реквизиты утратили свое значение.
- Затем, следует указать все просьбы, имеющиеся у отправителя, касаемо прошлых и будущих документов по части изменившихся данных.
- В конце письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.
Как отправить письмо
Поскольку реквизиты – важнейшая часть официальной документации, то письма обо всех изменениях, с ними связанными, желательно отправлять в «натуральном» виде. Это дает возможность гарантированно доводить до сведения контрагентов информацию о новых реквизитах, тем более если отправлять эти сообщения заказными письмами с уведомлением о вручении.
В крайнем случае, можно совмещать разные варианты отправки: например, электронное или факсовое сообщение сочетать с отправлением через Почту России. С одной стороны это позволит максимально быстро уведомить партнеров о переменах, а с другой обеспечит отправителя доказательствами того, что соответствующее письмо было им своевременно отправлено и получено адресатом.
При любом изменении банковских данных компании следует сообщить контрагентам об этом. Если не сделать этого, то банк может не зачислить на ваш расчетный счет денежные средства от покупателей и заказчиков либо денежные средства уйдут на недействующий. В лучшем случае придется длительное время ждать их возвращения плательщику, а потом перечислять заново. А при отзыве лицензии деньги могут потеряться и вернуть их будет очень сложно даже в судебном порядке.
Информационное уведомление пишут в произвольной форме. В нем следует указать причину изменения расчетного счета и обслуживающего банка, дату, с которой их следует применять, а также указать новые. Для того чтобы контрагент учел все корректировки правильно, в уведомлении следует отразить:
- наименование предприятия;
- наименование и адресные данные получателя письма;
- номер и дату договора с контрагентом;
- новые платежные данные.
Образец письма об изменении банковских реквизитов организации
Образец информационного уведомления
Смена наименования или организационно-правовой формы
При смене наименования или организационно-правовой формы компании также необходимо уведомить контрагентов. Ведь в этой ситуации могут меняться следующие платежные данные предприятия:
- только организационно-правовая форма (например при перемене формы ОАО на АО или ПАО в соответствии с Федеральным законом от 05.05.2014 № 99);
- наименование предприятия;
- ИНН (например при перемене организационно-правовой формы с ЗАО на ООО).
Поскольку эти данные компании являются значимыми для зачисления и списания денежных средств с расчетного счета организации банком, об их изменении также важно немедленно уведомить контрагентов. К извещению целесообразно приложить лист записи в ЕГРЮЛ, выдаваемый ИФНС.
Рассылают письма о выставлении несуществующих счетов. Об этом стало известно порталу Банки.ру.
Так, на электронные адреса клиентов Сбербанка и других пользователей Интернета активно рассылаются сообщения следующего содержания: «Добрый день! Выставлен новый счет, который Вы можете загрузить во вложении. Если данный вопрос находится вне зоны Вашей ответственности, прошу переслать причастным лицам. Заранее благодарен!» (орфография и пунктуация автора сохранены). К письму, как правило, прилагаются два текстовых документа в формате.doc и.txt.
«Это письмо является примером мошеннической рассылки. Пожалуйста, не открывайте вложенные файлы и не переходите по ссылкам, - предупреждают в Сбербанке. - Отметим, что доменное имя банка в адресе отправителя указано мошенниками специально, при этом указанный адрес не является адресом банка и не является настоящим адресом отправителя. Служба безопасности банка уже работает совместно с правоохранительными органами для выявления инициатора подобных рассылок».
Письмо, полученное сотрудником Банки.ру, было подписано неким Анатолием Матвеевичем Дмитриевым из операционного отдела Сбербанка России. В конце письма был указан официальный телефон горячей линии Сбербанка. Само письмо было отправлено с адреса [email protected]. Подобные сообщения во вторник также получили еще несколько читателей портала Банки.ру (часть из них пришла на рабочие адреса, не привязанные к счетам в Сбербанке).
Банки.ру напоминает, что любой адрес отправителя довольно легко подделать. Так, совсем недавно мошенниками осуществлялась масштабная рассылка писем от лица различных банков и Федеральной службы судебных приставов с требованием прийти в суд. Причины назывались разные: невыплата по кредиту, задолженность по коммунальным платежам и другое. К письмам также прикреплялись файлы, якобы повестки в суд, которые содержали вирусы, активизирующиеся при открытии файла.
Анна ДУБРОВСКАЯ, сайт
Сбербанк России ПАО «Сбербанк России» - крупнейший банк в России и СНГ с самой широкой сетью подразделений, предлагающий весь спектр инвестиционно-банковских услуг. Учредителем и основным акционером Сбербанка является Центральный банк РФ, владеющий 50% уставного капитала плюс одной голосующей акцией; свыше 40% акций принадлежит зарубежным инвесторам. Около половины российского рынка частных , а также каждый третий корпоративный и розничный кредит в России приходятся на Сбербанк.
По данным Банки.ру, на 1 мая 2019 года нетто-активы банка - 28 592,57 млрд рублей (1-е место в России), капитал (рассчитанный в соответствии с требованиями ЦБ РФ) - 4 344,74 млрд, кредитный портфель - 18 513,51 млрд, обязательства перед населением - 12 958,98 млрд.
